Brennpunkt Außenprüfung – Was darf der Betriebsprüfer?

Sobald sich ein Betriebsprüfer des Finanzamtes angekündigt hat, werden viele Unternehmer nervös – meist zu Unrecht. Durch gute Vorbereitung kann man einer Außenprüfung gelassener entgegensehen.

Die Auswahl jener Unternehmen, die geprüft werden sollen, erfolgt entweder nach einem zeitlichen Aspekt oder nach einem mathematischen Zufallssystem, manchmal auch aufgrund von (anonymen) Anzeigen oder auf Anregung durch das Finanzamt wegen Auffälligkeiten, wie etwa größeren Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten in der UVA / Steuererklärung, permanenten Verlusten oder stark schwankenden Umsätzen, Inventuren, Aufwendungen, etc.
Üblicherweise werden die letzten drei veranlagten Jahre geprüft, im Falle einer Hinterziehung ist aber die Ausdehnung des Prüfungszeitraums auf bis zu 10 Jahre möglich.

Kontenregisterabfrage zulässig?

Vor der Prüfung hat sich der Betriebsprüfer eine Woche vorher anzumelden, bei Prüfungsbeginn auszuweisen und den schriftlichen Prüfungsauftrag auszufolgen. Während der laufenden Prüfung kann der Prüfer den Betrieb des Unternehmens besichtigen, alle Belege, Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Inventuren, Fahrtenbücher, etc. einsehen und andere Personen, wie etwa Nachbarn oder Dienstnehmer, befragen.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine Kontenregisterabfrage als Vorbereitung auf die Betriebsprüfung zulässig. Andererseits darf der Prüfer aber nicht ohne weiteres das Privathaus betreten oder Gegenstände oder Unterlagen beschlagnahmen. Maxime jeder Außenprüfung ist die gesetzlich vorgesehene Pflicht des Prüfers, den objektiv richtigen Sachverhalt zu erforschen, und gegebenenfalls auch zugunsten des jeweiligen Abgabepflichtigen.

Recht auf Schlussbesprechung

Der Unternehmer wiederum hat während der gesamten Außenprüfung ein Recht auf Parteiengehör, es muss ihm also stets genügend Gelegenheit gegeben werden, zu den Sachverhaltsdarstellungen und Berechnungen des Prüfers Stellung zu nehmen. Dies umfasst insbesondere auch das Recht auf eine Schlussbesprechung am Ende der Außenprüfung.
Andererseits muss der Unternehmer alle für die Besteuerung bedeutsamen Umstände vollständig und wahrheitsgemäß offenlegen. Er ist verpflichtet, bei der Sachverhaltsermittlung mitzuhelfen und Auskünfte zu erteilen (Mitwirkungspflicht). Grenzen können sich dabei jedoch aus einer allfällig bestehenden Verschwiegenheitspflicht, aus Gründen der Verhältnismäßigkeit, Zumutbarkeit und Geeignetheit ergeben.

Erstattung einer Selbstanzeige?

Sollte angesichts einer bevorstehenden Außenprüfung die Erstattung einer Selbstanzeige überlegt werden, ist zu beachten, dass die Regeln für die Straffreiheit bei Selbstanzeigen seit 1.10.2014 verschärft wurden. Betroffen sind Selbstanzeigen, die anlässlich von finanzbehördlichen Nachschauen und Außenprüfungen erstattet werden. Solche Selbstanzeigen führen nur noch dann zur Straffreiheit, wenn sowohl die hinterzogene Abgabe als auch ein sogenannter Strafzuschlag bezahlt werden. Die Höhe dieses Strafzuschlags hängt von der Höhe der hinterzogenen Abgabe ab (Staffelung zwischen 5% und 30%).

Tipp: Ist eine „Reparatur der Vergangenheit“ erforderlich, sollte diese daher noch vor Ankündigung einer Außenprüfung erfolgen, da in diesem Fall die Selbstanzeige auch ohne Zahlung eines zusätzlichen Strafzuschlags strafbefreiend wirkt!