Unternehmen, die mit der Realisierung von größeren oder langfristigen Projekten betraut sind, haben besonders auf die korrekte Ausstellung von Anzahlungs- und Teilzahlungsrechnungen zu achten.

Bei Fehlern bei der Rechnungsausstellung oder bei falscher Beurteilung der Entstehung der Umsatzsteuerschuld bzw. dem Zeitpunkt des Vorsteuerabzuges kann es nämlich zur Vorschreibung eines Säumniszuschlages in der Regel in Höhe von 2% des Umsatzsteuerbetrages kommen.

Rechnungslegung vor Fertigstellung der Leistung

Vereinnahmt ein Unternehmer ein Entgelt oder einen Teil eines Entgelts vor Ausführung einer umsatzsteuerpflichtigen vereinbarten Leistung, so ist er verpflichtet, eine Anzahlungsrechnung auszustellen. Für den leistenden Unternehmer entsteht dabei die Umsatzsteuerschuld mit dem Ablauf des Monats in dem die Zahlung tatsächlich auf dem Bankkonto eingelangt ist, unabhängig davon, ob eine Rechnung ausgestellt wird oder nicht. Die Abfuhr an das Finanzamt hat dabei spätestens am 15. des zweitfolgenden Monats zu erfolgen. Der die Leistung empfangende Unternehmer kann den Vorsteuerabzug allerdings nur geltend machen, wenn eine Anzahlungsrechnung gelegt und die Anzahlung geleistet wurde.

Vorausrechnung

Stellt der Unternehmer ohne Erhalt einer Zahlung über eine noch nicht erbrachte Leistung eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis, so spricht man von einer sogenannten Vorausrechnung. Der die Rechnung ausstellende Unternehmer schuldet in diesen Fällen nach Ansicht der Finanzverwaltung den ausgewiesenen Steuerbetrag kraft Rechnungslegung, ohne dass der Rechnungsempfänger die Vorsteuer geltend machen kann. Um eine Steuerschuld auf Grund der Inrechnungstellung zu verhindern, muss aus der Abrechnungsurkunde klar hervorgehen, dass damit über eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird, etwa: "1. Teilrechnung über die vereinbarte und am ... fällig werdende Abschlagszahlung".

Schlussrechnung

Mit Fertigstellung und Abnahme der gesamten Leistung kann eine Schlussrechnung ausgestellt werden, wobei diese jedenfalls erforderlich ist, wenn nach Leistungserbringung noch Entgelte verrechnet werden sollen. Sofern eine Schlussrechnung ausgestellt wird und vorab Anzahlungsrechnungen mit Steuerausweis gelegt wurden, sind in der Schlussrechnung die Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen. Wird bei der Erteilung der Schlussrechnung das Entgelt um die bereits vereinnahmten Anzahlungen vermindert, ohne die auf die Anzahlungen entfallenden Steuerbeträge offen abzusetzen, und wird so nur der offene Restbetrag verrechnet, liegt eine Restrechnung vor. Dem Leistungsempfänger steht aus der Restrechnung der Vorsteuerabzug zu.

Rechnungslegung nach Fertigstellung der Leistung

Im Unterschied zu Anzahlungsrechnungen wird eine Teilrechnung nur bei einer genau abgrenzbaren Teilleistung, die vom Leistenden bereits erbracht wurde ausgestellt. Bei Werklieferungen (etwa bei Fertigstellung eines Stockwerkes beim Hausbau) ist die Leistung in der Regel mit Zeitpunkt der Abnahme des bestellten Werks erbracht. Die Steuerschuld für den leistenden Unternehmer entsteht bei Teilzahlungsrechnungen bereits in jenem Monat, in dem die Teilleistung erbracht worden ist (bzw. im darauffolgenden Monat, wenn in diesem die Rechnung ausgestellt wird). Der Leistungsempfänger kann den Vorsteuerabzug allerdings nur geltend machen, wenn eine Teilrechnung ausgestellt wurde, unabhängig davon, ob eine Zahlung bereits erfolgt ist oder nicht.