Eine GmbH hat im Rahmen von Gewinnausschüttungen an ihre Gesellschafter einige gesetzliche Regelungen im Zusammenhang mit der Kapitalertragsteuer (= KESt) zu berücksichtigen.

Je nachdem ob die Dividendenausschüttung an natürliche Personen oder an Körperschaften ergeht, sind unterschiedliche Vorgehensweisen zu beachten.

Natürliche Personen

Bei natürlichen Personen muss im Fall von Gewinnausschüttungen immer von der ausschüttenden GmbH KESt in Höhe von 27,5% (seit 1.1.2016) einbehalten werden. Eine Ausnahme hiervon besteht nur, wenn die Gewinnausschüttung steuerlich eine Einlagenrückzahlung darstellt.

Inländische GmbH

Erfolgt die Dividendenausschüttung an eine inländische GmbH, ist ebenfalls ein KESt-Abzug jedoch nur in Höhe von 25% verpflichtend. In weiterer Folge wird diese bezahlte Steuer bei der empfangenden GmbH auf die Körperschaftsteuer angerechnet.
Allerdings kann ein Abzug der KESt bei Dividendenausschüttungen an inländische Körperschaften unterbleiben, wenn die empfangende Körperschaft mindestens 10% mittel- oder unmittelbar am Stammkapital der ausschüttenden Gesellschaft beteiligt ist.

Ausländische Körperschaft

Bei EU-Körperschaften kann ebenfalls vom KESt-Abzug Abstand genommen werden, sofern die EU-Körperschaften an der inländischen GmbH zu mindestens 10% mittel- oder unmittelbar beteiligt ist und die Beteiligung während eines ununterbrochenen Zeitraums von mindestens einem Jahr bestanden hat. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, ist ein KESt-Abzug in Höhe von 25% vorzunehmen.
Bei Gesellschaften außerhalb der EU muss stets KESt in Höhe von 25% einbehalten werden. Dieser Quellensteuerabzug kann jedoch im Rahmen der Doppelbesteuerungsabkommen mit den einzelnen Ländern reduziert werden. Weiters kann eine sofortige Reduzierung des Quellensteuerabzuges herbeigeführt werden.

Zeitliche Frist für die Abfuhr

Die KESt ist binnen einer Woche nach dem Zufließen der Kapitalerträge an das Finanzamt abzuführen. Der Tag des Zuflusses ist jener Tag, der im Gewinnausschüttungsbeschluss als Auszahlungstag vereinbart wurde. Wurde jedoch im Gewinnausschüttungsbeschluss kein Tag der Auszahlung bestimmt, so gilt bereits der Tag nach der Beschlussfassung als Tag des Zuflusses.
Ab dem Tag des Zuflusses hat die GmbH die Steuer binnen einer Woche unter der Bezeichnung "Kapitalertragsteuer" an das Finanzamt abzuführen und eine elektronische Anmeldung mit dem Formular "Ka1" an das Finanzamt zu übermitteln.